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Smart Working: tutti i pregi dell’ufficio e tutti quelli di essere a casa

Alessandra Lojacono17 APRILE 2023

Per realizzare l’ufficio in casa, rimanere efficienti e produttivi e in contatto con i colleghi e i superiori occorre un po’ di organizzazione e il giusto equipaggiamento tecnologico

Lavorare da casa come libero professionista o in modalità smart working offre diversi vantaggi, dalla maggiore produttività alla migliore gestione del tempo e della qualità della vita di chi lavora ma necessita di una postazione ben equipaggiata che permetta di lavorare in tranquillità senza intoppi.

I VANTAGGI DELL’UFFICIO IN CASA

smart working
  • Ottimizzare i tempi solitamente trascorsi su mezzi di trasporto: soprattutto per chi deve fare lunghi tragitti per raggiungere il luogo di lavoro, stando a casa si può riservare quel tempo al lavoro, riducendo notevolmente lo stress e gli inconvenienti dovuti a traffico, scioperi, ritardi, ecc.
  • Migliore gestione del tempo: con l’ufficio a casa si può gestire in modo autonomo il tempo organizzando la giornata lavorativa senza distrazioni, preparando una lista delle cose da fare, creando il giusto equilibrio tra lavoro e vita privata per una maggiore produttività.
  • Meno rumore e distrazioni: tra le mura di casa non ci sono colleghi che parlano, telefoni che squillano, diverse richieste di “pausa caffè”, l’atmosfera è più tranquilla, si può scegliere di mettere in sottofondo la propria musica preferita che può conciliare la concentrazione.
  • Meno stress: con il lavoro da casa si riescono ad evitare tutte quelle situazioni che possono creare ansia e tensione come il dover timbrare il cartellino, il traffico, i ritardi dei mezzi di trasporto, ecc.
  • Costante collegamento con l’ufficio: il fatto di fare smart working non significa non avere rapporti con colleghi e responsabili, la tecnologia offre diverse modalità con cui rimanere costantemente in contatto.

Organizzazione della scrivania: il corredo per l’ufficio in casa

Il lavoro da casa, o “home working/smart working”, è una realtà sempre più diffusa e apprezzata: merito degli strumenti messi a disposizione dalla tecnologia, che da una parte rende più efficace ed efficiente l’attività, dall’altra minimizza i problemi legati alla distanza dalla sede.

PC/Notebook

L’epicentro dell’ufficio in casa è il computer: è lo strumento con il quale comunicare, creare e gestire contenuti e tenere sotto controllo l’attività. Ecco perché la sua scelta riveste un’importanza particolare e dipende anche dal tipo di attività svolta: per chi ha a che fare con attività in ambito grafico, per esempio, sarà necessaria una scheda grafica efficiente e un hard disk capace di immagazzinare una grande mole di dati, mentre chi deve gestire compiti complessi e articolati dovrebbe poter contare su un processore multi-core, che permette di utilizzare più applicazioni contemporaneamente. Anche la scelta tra PC desktop o notebook dipende dalle specifiche esigenze, per chi svolge un lavoro “ibrido” il notebook è la soluzione perfetta, versatile e leggera, comoda da portare ovunque e lavorare sia in remoto che in ufficio.

monitor

Monitor

Per chi lavora utilizzando un PC desktop è fondamentale avere un monitor ma anche per chi utilizza un notebook potrebbe essere utile avere un monitor esterno per poter aprire più finestre contemporaneamente oltre che visualizzare testi ed elementi grafici più grandi e nitidi. La scelta del monitor dipende principalmente dal tipo di lavoro che si svolge e tra gli aspetti da prendere in considerazione, oltre alla dimensione, ci sono la risoluzione, la presenza di tecnologie per non affaticare gli occhi oltre alla disponibilità di porte e collegamenti. Si può optare per monitor da 23/24”, 27” o 32” con risoluzione Full HD, WQHD o 4K, particolarmente consigliata per lavori di grafica e applicazioni CAD. Per le attività quotidiane di home office va benissimo un pannello LCD IPS che fornisce una buona resa cromatica e un ampio angolo di visualizzazione. È importante anche che le immagini siano prive di sfarfallio, che lo schermo sia dotato di trattamento antiriflesso e di tecnologie per evitare l’affaticamento degli occhi. Per trasmettere segnali video, audio e dati ad alta velocità, i monitor di ultima generazione dispongono di connessioni DisplayPort, HDMI e USB-C.

smart working

Accessori (tastiera, mouse, webcam, cuffie)

Un’efficiente postazione di lavoro deve essere corredata di accessori come tastiera, mouse, cuffie e webcam per aumentare la produttività e l’efficienza. La tastiera, indispensabile se si utilizza un PC desktop, deve essere ergonomica con tasti facilmente raggiungibili. Sono disponibili anche modelli wireless per una maggiore comodità e con poggiapolsi integrato per aumentare il comfort. Anche il mouse, che si può scegliere in versione senza fili, deve avere un design che assicura una posizione naturale e riduce la tensione muscolare. Se la maggior parte dei notebook integra una fotocamera, chi utilizza un PC desktop deve dotarsi di una webcam per partecipare a call e videochiamate con i colleghi che deve essere in grado di restituire immagini nitide e chiare in ogni condizione di luce (risoluzione HD o Full HD). I microfoni integrati nella webcam devono garantire suoni chiari e naturali riducendo i rumori di fondo, in alternativa si possono utilizzare delle cuffie wireless con microfono integrato. Cuffie e auricolari wireless sono utili anche se ci si vuole isolare da disturbi esterni; sono consigliabili modelli con cancellazione del rumore integrata per una maggiore concentrazione sul lavoro.

Stampanti multifunzione

Altro centro nevralgico dell’ufficio di casa è la stampante, o meglio, la stampante multifunzione: un unico dispositivo che unisce le funzioni di stampante, scanner e fotocopiatrice. Insomma, tutto quello che fino a poco tempo fa si sarebbe potuto fare solo in un ufficio attrezzato, adesso si può realizzare in un angolo della casa. Inoltre, tra le funzioni disponibili c’è la possibilità di collegare la stampante alla rete Wi-Fi e stampare direttamente anche utilizzando dispositivi mobile.

Connessione stabile, cosa serve

Altro elemento irrinunciabile di un ufficio domestico è la rete: permette di collegare tra loro i componenti dell’ufficio (e non solo, ovviamente), ma anche di estendere la possibilità di connettere a Internet più dispositivi. In questo modo, un computer può “comunicare” con la stampante, con altri eventuali computer, con i dispositivi mobile. Un modem router è la soluzione migliore perché assomma in un solo dispositivo le due funzionalità fondamentali, quella che permette l’accesso a Internet e quella che mette in comunicazione tutti i dispositivi abilitati. Grazie a un range extender, inoltre, si può far arrivare il segnale in tutta la casa, permettendo così di rimanere operativo anche quando ci si deve allontanare dalla zona ufficio oppure, per motivi di organizzazione, non è possibile collocare tutti i dispositivi che compongono l’ufficio nello stesso punto.

La sicurezza prima di tutto

Un altro aspetto che caratterizza l’ambiente dell’ufficio, e che deve essere replicato in casa, è quello della sicurezza. Occorre infatti mettere i file di lavoro al sicuro non solo dai virus, ma anche dagli inconvenienti tecnici che possono sempre verificarsi. Il primo passo è quello di assicurarsi un “luogo” dove immagazzinare il materiale digitale e sottrarlo quindi alle conseguenze di inconvenienti che compromettano l’accesso al disco interno del PC. Può essere un luogo “fisico” come un hard disk, una Pen Drive o un NAS oppure “virtuale” come il Cloud accessibile ovunque tramite le app dedicate.

Un angolo di casa diventa ufficio

smart working

Oltre agli strumenti tecnologici, occorre pensare a dove posizionare fisicamente la postazione di lavoro. Naturalmente, dovrà trattarsi di un angolo lontano dal “traffico” familiare, quindi tranquillo e riservato; la soluzione migliore sarebbe quella di poter disporre di una stanza dedicata. In ogni caso, è meglio attrezzare una scrivania a un uso non promiscuo, da utilizzare solo per lavoro. Attenzione all’illuminazione: la luce della finestra non deve battere direttamente sul monitor, ma, se possibile, provenire lateralmente; quella artificiale potrebbe essere fornita da una lampada a illuminazione regolabile, così da disporre della giusta intensità. Un investimento utile e importante riguarda la sedia, che dovrebbe essere quanto più possibile simile a una da ufficio, studiata per aiutare a mantenere la giusta postura e sostenere sessioni di lavoro anche prolungate.

Faq

Cosa si intende per smart working?
La definizione di smart working, contenuta nella legge n. 81/2017, pone l'accento sulla flessibilità organizzativa, sulla volontarietà delle parti che sottoscrivono l'accordo individuale e sull'utilizzo di strumentazioni che consentano di lavorare da remoto (come, ad esempio, pc portatili, tablet e smartphone).

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