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Come creare un archivio digitale in casa perfetto per conservare documenti e immagini

Redazione MediaWorld26 GENNAIO 2025
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Archiviare i file ormai è fondamentale. Negli anni ne accumuliamo molti, che siano foto o documenti, e non sempre è possibile conservare tutto nel cloud. Vediamo come farlo in casa.

Un archivio digitale è una soluzione perfetta per conservare file e documenti importanti, garantendoci la possibilità di renderli consultabili in qualsiasi momento. Gli archivi, dopotutto, non sono un’invenzione recente ma nel 2025 dobbiamo dimenticare stanze impolverate e cassettoni pieni di scartoffie. 

Le tecnologie a nostra disposizione ci consentono di creare un nostro archivio personale comodamente a casa, permettendoci di conservare tutto ciò che riteniamo di valore o che comunque non vogliamo perdere in futuro: dalle copie di documenti e atti importanti fino a fotografie e video che contengono ricordi preziosi. 

Creare un archivio digitale in casa non è un’operazione complessa: bastano pochi minuti e l’utilizzo di un computer o PC. Vediamo come fare. 

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Come digitalizzare un documento dal cartaceo al PC

Il primo passo per creare un archivio digitale, seppur casalingo, è digitalizzare i documenti che vogliamo conservare a lungo termine. Quando si tratta infatti di documenti, foto, lettere, eccetera, che conserviamo ancora in formato cartaceo, è essenziale trasformare quella pila di cellulosa in bit leggibili anche dai nostri computer. 

Lo strumento per farlo è uno scanner, ovvero un apparecchio dotato di lettore ottico e in grado di riprodurre fedelmente una copia digitale di un documento (sia esso un foglio A4 scritto a mano, una foto a colori, eccetera) cartaceo. Lo si trova molto spesso incorporato in molte stampanti.

Questa potrebbe essere l’operazione che richiede più tempo nella creazione del tuo personale archivio digitale, in quanto dovrai manualmente inserire tutti i fogli nello scanner, avviarlo, aprirli su PC e passare al successivo. Quando avrai terminato di scannerizzare tutti i documenti, potrai passare allo step successivo. 

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Come organizzare i documenti sul PC: 3 consigli utili per un archivio ordinato ed efficiente 

Con la scannerizzazione dei tuoi documenti, ti troverai ora con una serie di documenti digitali sulla memoria del tuo computer. Per rendere il tuo archivio davvero efficiente, è buona norma ordinarli in modo che abbiano una coerenza interna. Per farlo puoi mettere in pratica dei semplici accorgimenti: 

  • Utilizza lo stesso formato per tutti i documenti: il più comune e consigliato è il formato PDF, in quanto è leggibile su quasi tutti i device (se dovessi cambiare PC in futuro, ad esempio) e permette di mantenere una formattazione molto fedele all’originale.
  • Usa una nomenclatura standard: rinomina tutti i file, indipendentemente dalla tipologia (documenti di testo o immagini), in modo coerente cercando di esplicitare nel nome del file le informazioni più importanti. 
  • Crea cartelle e sottocartelle: ordinare i file in un archivio significa anche raggrupparli tra di loro creando diversi insiemi. Per farlo, puoi scegliere un criterio univoco. Ad esempio, puoi raggrupparli per tipologia (“Foto”, “Documenti casa”, ecc), anno, importanza o urgenza, oppure semplicemente in ordine alfabetico.

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Dove conservare i file: i sistemi di archiviazione digitale 

Il “dove” è un altro punto fondamentale per l’archiviazione dei nostri file più importanti. Le tecnologie a nostra disposizione offrono diverse opzioni di scelta, tutte con le loro caratteristiche, i loro pro e i loro contro. Vediamo quali possono essere le principali opzioni a nostra disposizione e cosa le distingue. 

L’HDD, Hard Disk o Disco Rigido

HDD, ovvero Hard Disk Drive, potrebbe sembrare un termine complicato. Tuttavia il Disco Rigido non è altro che il sistema di memoria integrato già nel nostro computer o PC. È il posto in cui vengono memorizzati tutti i file che abbiamo sul PC. 

Il principale vantaggio di questo sistema di archiviazione è che basta avere un computer (fisso o portatile che sia) per poter usufruire di questo strumento di archiviazione. Tuttavia, anche l’HDD non è esente da qualche svantaggio: ad esempio, pur essendo già parte del nostro computer ha un costo mediamente molto elevato, in caso di sostituzione. 

Un HDD può essere anche esterno, ovvero sotto forma di una periferica che va poi connessa al computer o PC generalmente tramite una porta USB. Tra i vantaggi di un hard disk esterno troviamo sicuramente la possibilità di trasportarlo facilmente date le sue dimensioni ridotte e la possibilità di scegliere la sua capacità, ad esempio da 1000 GB, sino ad arrivare ad hard disk molto capienti. Tuttavia, anche in questo caso può raggiungere dei costi molto alti.

SSD, Unità di Memoria a Stato Solido

Una SSD, o Unità di Memoria a Stato Solido (Solid State Drive) è un dispositivo di memoria di massa capace di immagazzinare grandi quantità di dati senza servirsi di parti meccaniche, come invece avviene per i tradizionali Hard Disk visti prima. 

I SSD sono una tecnologia più recente rispetto agli HDD, si sono evoluti velocemente e offrono sempre più margini di miglioramento in termini di spazio di archiviazione. 

Tra i suoi vantaggi principali possiamo trovare anche un costo minore e una maggiore efficienza energetica, oltre ad una velocità maggiore. 

Come nel caso degli HDD, anche gli SSD possono essere esterni: questo consente di aumentare la capacità di memoria del nostro archivio digitale con una spesa minima.

NAS, Network Attached Storage 

Un NAS (acronimo che sta per Network Attached Storage) è un sistema di immagazzinamento dati che consente l’accesso a più utenti e dispositivi ad un magazzino digitale che raccoglie i dati da conservare, tramite una connessione internet. 

Quest’ultima permette a più utenti non solo l’accesso ai dati, ma anche di collaborare e condividere altri dati in modo da arricchire il nostro archivio digitale. Inoltre, se connesso ad un router wireless, i file dell’archivio sono accessibili indipendentemente dal dispositivo utilizzato, quindi da qualsiasi luogo. 

Tra i principali vantaggi del NAS c’è da considerare la scalabilità, ovvero la possibilità di aumentarne la capacità tramite l’aggiunta di altri dischi rigidi. Da non trascurare neanche le performance (il NAS garantisce prestazioni molto veloci) e costi contenuti di installazione e gestione.

Speriamo che grazie a questa guida sarà più semplice digitalizzare e organizzare i tuoi file. E se il tuo PC è vecchio e lento nelle operazioni, ti consigliamo di dare uno sguardo alla nostra guida sui migliori notebook!