Come cambierà il tuo lavoro con l’Intelligenza Artificiale: la vita in ufficio

L'arrivo dell’Intelligenza Artificiale nella nostra società ha sicuramente trasformato il modo in cui utilizziamo smartphone e computer. In una giornata di lavoro in ufficio, infatti, spesso ci siamo ritrovati nuovi tool di IA integrati nei dispositivi e nei programmi che usiamo tutti i giorni, spesso lasciandoci spiazzati. 

In realtà, questi possono diventare un’opportunità da non sottovalutare, soprattutto quando si tratta di affidare all'Intelligenza Artificiale alcune mansioni che altrimenti richiederebbero diverso tempo. Tempo che si potrebbe dedicare, ad esempio, ad altri task che presuppongono ragionamento, creatività e pianificazione. 

Le IA infatti, data anche la loro vasta diffusione, non dovrebbero essere più pensate come strumenti artificiali da utilizzare per pigrizia o mancanza di volontà per “lavorare al posto degli umani”, bensì come strumenti da capire e saper sfruttare come aiutanti nelle mansioni talvolta più noiose e macchinose in modo da organizzare e saper canalizzare le energie durante la giornata lavorativa. 

Immagina, dunque, la tua giornata tipo in ufficio. Diverse azioni, che quasi diamo per scontate ora, potrebbero essere affidate alle Intelligenze Artificiali come ChatGPT, Copilot e Gemini: dal rispondere alle mail al compilare i campi dei fogli di calcolo sino a creare slide e presentazioni. Vediamo come fare e con quali strumenti. 

Se ti sei mai trovato a fissare una slide bianca per interi minuti senza sapere da dove iniziare con la tua presentazione, Copilot potrebbe fare al caso tuo. PowerPoint è uno degli strumenti più utilizzati quando si tratta di creare slide e presentazioni e Microsoft lo ha sin da subito arricchito con la sua Intelligenza Artificiale Copilot. 

Ma cosa può fare Copilot per le tue Slide? Selezionando l’icona dedicata direttamente nel programma darai inizio ad una conversazione con l’IA di Microsoft. Qui potrai chiedere una mano con l’organizzazione della struttura, o creare dei layout predefiniti (in base alle tue preferenze) in modo da rendere il design e lo stile della tua presentazione coerente ed omogeneo.

I fogli di calcolo sono una soluzione ormai consolidata quando si tratta di mettere insieme e visualizzare i dati. Tra i più utilizzati troviamo quello compreso nella Suite di Google, ovvero Google Sheet. Anche qui, da svariato tempo, ci si può avvalere del supporto dell’Intelligenza Artificiale proprietaria ovvero Gemini. 

Gemini è già integrata nei Fogli di Calcolo di Google, generalmente con un pulsante in alto a destra con il logo dell’IA. Questa può lavorare direttamente sulle tabelle già esistenti. Può creare o suggerire formule che altrimenti non ricorderemo a memoria (creando somme, medie, percentuali ecc), oppure produrre grafici per visualizzare i dati inseriti. 

Spesso quando si tratta di leggere documenti lunghi e pieni di particolari può essere utile avere un riassunto che ne evidenzi i punti principali e gli aspetti trattati, oppure per passare le informazioni a propri colleghi o persone di altri team in modo rapido e conciso. 

Se è vero che uno dei formati più diffusi per il passaggio di documenti digitali è il .PDF , ChatGPT (il chatbot di Open AI) può leggerli e riassumerli in pochissimo tempo. Dopo aver fatto l’accesso a ChatGPT, infatti, basterà caricare il documento in questione facendo click destro sull’apposita icona per gli allegati (a forma di graffetta) e chiedere a ChatGPT di riassumerlo a seconda delle proprie esigenze: puoi infatti indicare il numero di parole, lo stile che preferisci e il destinatario del riassunto per ottenere risultati mirati. 

Uno dei servizi di posta elettronica più utilizzati nel mondo del lavoro è Gmail, anche questo integrato in Google e nella sua Suite. Spesso però le caselle mail si riempiono e recuperare thread lunghi e datati può richiedere tanto tempo. 

Con Gemini puoi non solo si può riassumere i contenuti della posta elettronica ricevuta, ma anche chiedere informazioni rispetto ad eventuali riunioni inserite in Calendar (ad esempio: “Quando è la mia prossima riunione con Mario Rossi?”). Ancora, se rientri in ufficio dopo un lungo tempo puoi chiedere con un semplice prompt di visualizzare solo mail ricevute da un destinatario specifico o in un determinato periodo di tempo. 

Integrare e saper utilizzare al meglio gli strumenti di Intelligenza Artificiale è quindi un modo per ottimizzare le risorse (soprattutto il tempo) che ogni giorno impieghiamo nel lavoro, spesso anche in task ripetitivi e meccanici. Non possiamo sapere cosa ci riserva il futuro delle IA, quali altre sfide e occasioni si presenteranno per i lavori d'ufficio. Il presente, tuttavia, ci offre diverse opportunità che con un po' di consapevolezza possono entrare a far parte della nostra vita quotidiana, senza necessariamente affrontarle con timore o spavento.